Verwendung für Sicherheitsfragebögen
Mit diesen Angaben beantworten Sie Sicherheitsfragebögen für KolHive für Unternehmen, KolWrite und KolChat. Jeder Abschnitt beschreibt die genaue Schutzmaßnahme, wer auf die Daten zugreifen kann und wo die Grenzen des Schutzes liegen.
Aktuelle Details zur Infrastruktur stehen zusätzlich auf unserer öffentlichen Sicherheitsseite. Falls bei Ihrer Prüfung eine Frage offenbleibt, schreiben Sie uns an [email protected].
Wo Daten gespeichert und verarbeitet werden
Wir betreiben unsere Kerninfrastruktur in Europa und Israel. Für Speicher, Anmeldung und Cloud-KI setzen wir benannte Unterauftragsverarbeiter ein.
| Was | Wo |
|---|---|
| Hauptserver und Datenbank | Gehostet bei Hetzner in Deutschland. |
| Gespeicherte Dateien und Websites | Bereitgestellt über Cloudflare. Dateien liegen in Cloudflare R2, das weltweit betrieben wird. |
| KolHive-GPU-Rechner | Von uns auf eigener Hardware in Israel betrieben. |
| Cloud-KI- und Cloud-GPU-Anfragen | Verarbeitet durch Google Vertex AI oder RunPod. Diese Anfragen können in anderen Ländern ausgeführt und an jede Region mit freier Kapazität geleitet werden. |
| Kontoanmeldung | Abgewickelt über Google und Firebase. |
Funktionen, die direkt auf Ihrem Gerät laufen, wie etwa die lokale Transkription, verarbeiten Daten ausschließlich lokal. Sie senden keine Inhalte an Cloud-KI-Anbieter.
Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand
Datenverkehr zu unseren Servern und gespeicherte Dateien sind standardmäßig verschlüsselt. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kommt ausschließlich bei privaten Nachrichten, Gruppennachrichten und regulären Anrufen in KolChat zum Einsatz.
| Bereich | Art der Verschlüsselung | Grenze |
|---|---|---|
| Datenübertragung | KolHive, KolWrite und KolChat verbinden sich über HTTPS/TLS mit unseren Servern. | Schützt den Datenverkehr zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern. |
| Gespeicherte Dateien in KolHive und KolWrite | Cloudflare R2 verschlüsselt gespeicherte Dateien im Ruhezustand mit AES-256. Verknüpfte Google-Autorisierungen und synchronisierte Stimmsignaturen liegen verschlüsselt in unserer Datenbank. | Dateien im KolHive Cloud-Speicher und in KolWrite sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. |
| Datenbank-Backups | Unsere Datenbank wird jede Nacht verschlüsselt gesichert. Wir testen die Wiederherstellung regelmäßig (eine vollständige Wiederherstellung am 16.10.2026 dauerte 33 Minuten). | Wenn Sie Inhalte löschen, können diese in verschlüsselten Sicherungskopien verbleiben, bis die Backups überschrieben oder gelöscht werden. |
| Nachrichten und Anrufe in KolChat | Private Nachrichten, Gruppennachrichten (Text, Sprachnachrichten, Fotos, Dateien) und normale Anrufe sind standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir haben das Design des Signal-Protokolls (X3DH, Double Ratchet und Sender Keys) anhand der öffentlichen Spezifikationen in reinem Dart implementiert. | Beiträge in öffentlichen Kanälen werden ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf unserem Server gespeichert. Unser Verschlüsselungscode wurde bisher nicht unabhängig geprüft. |
Weitere Details zur Dateispeicherung und zu den Schlüsseln für Nachrichten finden Sie unter Wie KolHive Ihre Dateien schützt und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in KolChat.
Wer auf Ihre Daten zugreifen kann
Da Cloud-Dateien in KolHive und KolWrite im Ruhezustand und nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt werden, kann unser Unternehmen technisch auf die gespeicherten Cloud-Daten auf dem Server zugreifen.
Innerhalb eines Unternehmenskontos sehen Administratoren die gemeinsamen Unternehmensbereiche, jedoch niemals die privaten Dateien der Mitglieder. Wenn Lena in Hamburg beispielsweise Administratorin einer Organisation ist, kann sie Ordner im Unternehmensbereich einsehen, aber keinen persönlichen Bereich eines Teammitglieds öffnen.
In KolChat können weder Mitarbeiter noch Server Texte, Fotos, Dateien oder Sprachnachrichten aus privaten Chats und Gruppen einsehen. Auch Audio- und Videodaten von Anrufen, Besprechungstranskripte und Ihre kryptografischen Schlüssel sind für uns nicht einsehbar. Unser Server sieht lediglich Verbindungs- und Kontometadaten: wer wann mit wem kommuniziert, Gruppennamen, Gruppenbilder, Mitgliederlisten sowie die IP-Adressen der Geräte.
Sie können Ihre Aufnahmen, Dateien, Chats und Ihr Konto jederzeit in den Sicherheitseinstellungen der App oder per E-Mail an [email protected] löschen. Ihre Inhalte bleiben gespeichert, bis Sie diese löschen.
Wie KI-Funktionen mit Ihren Inhalten umgehen
Bevor eine App in KolHive KI-Funktionen oder den Internetzugang nutzen kann, muss sie diese Berechtigung deklarieren und Ihnen einen Hinweis zum Zweck und zur Datennutzung anzeigen. Wenn Sie Ihr KI-Modell auswählen und Funktionen nutzen, die direkt auf Ihrem Gerät ausgeführt werden, verlassen keine Inhalte Ihren Computer oder Ihr Telefon.
Wenn Sie eine Anfrage an eine Cloud-KI-Funktion senden, wird diese auf unseren eigenen GPU-Rechnern in Israel verarbeitet oder an die auf unserer Sicherheitsseite genannten Cloud-Anbieter weitergeleitet: Google (Vertex AI) und RunPod (GPU). Anfragen an Google Vertex AI oder RunPod können in anderen Ländern verarbeitet werden.
Wir verwenden Ihre Inhalte nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Sollte sich diese Richtlinie jemals ändern, aktualisieren wir vorab unsere Datenschutzerklärung und bieten eine Widerspruchsmöglichkeit an. Protokolle von KI-Anfragen auf unseren Servern werden 30 Tage nach der jeweiligen Anfrage gelöscht, oder früher, wenn Sie den Chat löschen.
Admin-Kontrollen und Compliance-Status
Die folgende Tabelle zeigt, welche Sicherheitskontrollen für Organisationen und Compliance-Nachweise derzeit verfügbar sind, getestet werden oder geplant sind.
| Kontrolle oder Zertifizierung | Status | Details |
|---|---|---|
| Ablaufdatum für Freigabelinks | Verfügbar | Von Organisationsmitgliedern erstellte Freigabelinks laufen standardmäßig nach 30 Tagen ab. Administratoren können diesen Standardwert ändern. |
| Export des Audit-Protokolls | Im Test | Exportiert ein 12-Monats-Protokoll über Freigaben, Verschiebungen, Umbenennungen und Löschungen als CSV oder JSON. |
| Geräteaktionen | Im Test | Administrative Gerätekontrollen befinden sich derzeit in der Testphase. |
| Zweistufige Anmeldung | Geplant | Codes per E-Mail, Ein-Tipp-Bestätigung auf einem vertrauenswürdigen Gerät sowie Authenticator-Apps mit Wiederherstellungscodes. Derzeit noch nicht verfügbar. |
| Single Sign-On (SSO) | Geplant | Single Sign-On über SAML und OIDC ist noch nicht implementiert. |
| Zertifizierung | Keine | KolHive verfügt derzeit über keine Sicherheits- oder Compliance-Zertifizierung. |
Softwareverteilung und App-Berechtigungen
IT-Teams können die Desktop-Installationsprogramme überprüfen, wenn sie KolHive installieren und die Dateien von unserer Download-Seite herunterladen. Der direkte Download für den Mac (DMG) ist von Apple notarisiert. Das direkte Installationsprogramm für Windows (EXE) ist mit einer gültigen, zeitgestempelten Authenticode-Signatur von ITANU signiert.
Jede über den KOL Store verteilte App deklariert ihre benötigten Berechtigungen in einem Manifest. Sensible Berechtigungen (Dateien, Kamera, Mikrofon, Standort, lokales Netzwerk, Bluetooth, Sensoren, Infrarot, Benachrichtigungen, KI und Internetzugang) zeigen vor der Freigabe eine Abfrage mit dem Verwendungszweck und der Datennutzung an. Jeder Aufruf einer nicht deklarierten Berechtigung wird abgewiesen, sodass Apps zur Hardwaresteuerung nicht ohne Rückfrage auf angeschlossene Geräte zugreifen können.
Was hiermit nicht geht
- KolHive verfügt derzeit noch nicht über eine Zertifizierung nach SOC 2, ISO 27001 oder einem anderen Sicherheitsstandard.
- Single Sign-On (SAML oder OIDC) ist noch nicht verfügbar.
- Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von KolChat wurde noch keinem unabhängigen Audit unterzogen.
Häufige Fragen
Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab?
Senden Sie uns eine E-Mail mit den Angaben zu Ihrer Organisation an [email protected], wenn Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag benötigen oder wir einen individuellen Fragebogen für Lieferanten ausfüllen sollen. Unsere aktuellen Unterauftragsverarbeiter können Sie jederzeit auf der Sicherheitsseite einsehen.
Können wir auswählen, wo unsere Dateien gespeichert werden?
Derzeit nicht. Unsere Hauptserver und die Datenbank werden bei Hetzner in Deutschland gehostet, und Dateien liegen im weltweit betriebenen Speicher Cloudflare R2. Sie können für Ihre Organisation keine eigene Speicherregion festlegen.
Wurde Ihre Sicherheit unabhängig geprüft?
Nicht durch unabhängige Dritte. Wir besitzen derzeit noch keine externe Zertifizierung, und die Verschlüsselung von KolChat wurde noch nicht unabhängig auditiert. Intern führen wir regelmäßig Wiederherstellungstests für unsere Datenbank durch; eine vollständige Wiederherstellung am 16.10.2026 dauerte 33 Minuten.
Den Business-Tarif richtet unser Team für jede Firma einzeln ein.
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