KolHive für Unternehmen

Wie ein kleines Team KolHive nutzt

Nehmen wir als Beispiel das fünfköpfige Steuerbüro von Lena in Hamburg. Lena legt Steuerunterlagen ihrer Mandanten in einem Ordner auf einem Windows-PC im Büro ab, damit ihr Team per Smartphone und Laptop darauf zugreifen kann. Zudem erstellt ihr Team eine eigene App in KolHive für gezielte Aufgaben wie das Prüfen von Rechnungssummen.

Einige Business-Funktionen sind bereits verfügbar, während andere derzeit getestet und schrittweise für einzelne Unternehmen bereitgestellt werden. Bereits heute können Sie vier Organisationsrollen vergeben, standardmäßig nach 30 Tagen ablaufende Freigabelinks erstellen, den Organisationsspeicher verwalten und eigene KI-Schlüssel oder lokale Modelle anbinden. Firmenbereiche, geteilte Firmenordner, das Auslesen älterer Datenbankdateien, das Admin-Portal und die Installation auf mehreren Rechnern befinden sich derzeit im Testbetrieb.

Rollen und Datenschutz

Eine Organisation umfasst vier Rollen, die regeln, wer Dateien ansehen, bearbeiten und Einstellungen verwalten darf. Administratoren verwalten zudem den Speicherplatz der Organisation.

Administratoren sehen die Firmenbereiche, haben aber niemals Einblick in die privaten Dateien der Mitglieder. Wenn Jonas in Lenas Steuerbüro arbeitet und persönliche Dokumente in seinem privaten Bereich ablegt, kann Lena diese Dateien weder öffnen noch auflisten. Erstellen Mitglieder Freigabelinks für Mandanten, laufen diese standardmäßig nach 30 Tagen ab. Ein Admin kann diese Frist ändern.

Firmenordner und Daten aus älterer Software

Geteilte Firmenordner bilden den Kern des Firmenbereichs und befinden sich derzeit im Testbetrieb. Sie wählen einen Ordner auf einem Desktop-Computer aus und geben ihn für das Unternehmen frei, damit Teammitglieder ihn auf dem Smartphone, dem Tablet oder im Webbrowser öffnen können. So gibt Lena beispielsweise den Mandantenordner auf ihrem Büro-PC in Hamburg frei, und Sophie öffnet die Dateien im Webbrowser auf ihrem iPad in Wien.

Teammitglieder können einen Firmenordner von jedem Gerät aus nach Dateinamen durchsuchen. Auf Desktop-Computern können Sie zusätzlich eine optionale Indexierung für Dokumententexte und maschinengeschriebenen Text auf Bildern aktivieren. Beide Optionen sind ausgeschaltet, bis Sie diese aktivieren, und beim Ausschalten wird alles Ausgelesene gelöscht.

Für Unternehmen, die ältere Programme nutzen, enthalten die Desktop-Apps eine Leseschnittstelle, die derzeit getestet wird. Desktop-Computer können CSV-, XLSX-, XLS-, DBF- und SQLite-Dateien in Firmenordnern lesen. Auf Windows-Rechnern mit installierter Microsoft-Access-Engine liest KolHive auch Access-Dateien aus. Diese Schnittstelle arbeitet rein lesend und schreibt nichts in die Quelldateien zurück.

Admin-Portal, Gerätesteuerung und Installation

Das Admin-Portal, die Verwaltung von Firmenbereichen, das Rollenmanagement und die Werkzeuge zur Installation auf mehreren Rechnern befinden sich in der Testphase und werden schrittweise für einzelne Unternehmen geöffnet. Über das Portal verwalten Administratoren Personen, Abteilungen, Bereiche, Richtlinien, Geräte und die Installation.

• Geräteaktionen (im Testbetrieb): Administratoren können über das Portal das Gerät eines Mitglieds abmelden, sperren oder zurücksetzen, ein Gerätelimit pro Mitglied festlegen und die App-Sperre vorschreiben. Alle Geräteaktionen werden im Audit-Protokoll festgehalten.
• Export des Audit-Protokolls (im Testbetrieb): Administratoren können ein Protokoll der letzten 12 Monate über Dateifreigaben, Verschiebungen, Umbenennungen und Löschungen als CSV- oder JSON-Datei exportieren.
• Beitritt zur Organisation (im Testbetrieb): Mitarbeitende treten per Einladung, über einen Beitrittslink oder -code (kolhive://join/<code>) oder automatisch mit einer per DNS-TXT-Eintrag bestätigten geschäftlichen E-Mail-Domain bei.
• Installation auf mehreren Computern (im Testbetrieb): Auf Windows-Rechnern lässt sich KolHive mit dem Firmencode im Hintergrund für alle Benutzer installieren. Mac- und Linux-Computer nutzen denselben Code über eine Datei oder einen Beitrittslink.

Weitere Sicherheits- und Richtlinienfunktionen sind geplant, aber noch nicht verfügbar. Single Sign-On (SAML und OIDC) ist noch nicht entwickelt. Die Anmeldung in zwei Schritten per Authenticator-App mit Wiederherstellungscodes, die Gerätefreigabe über ein bestehendes Gerät sowie Admin-Regeln für die KI-Nutzung sind ebenfalls geplant und noch nicht verfügbar. Technische Einzelheiten zu Verschlüsselung und Architektur finden Sie im Artikel Sicherheitsprüfung für die IT.

Eigene KI-Schlüssel und lokale Modelle nutzen

Im Business-Tarif können Sie Ihren eigenen KI-Dienst über einen eigenen API-Schlüssel anbinden, ein lokales Modell auf Ihrem eigenen Computer wie einen Ollama- oder LM-Studio-Server nutzen oder einen KI-Assistenten über die Kommandozeile verbinden. Diese Funktion steht bereits heute zur Verfügung. Wie die einzelnen Verbindungen eingerichtet werden, erfahren Sie unter KI-Modell auswählen.

Wenn Sie Ihren eigenen API-Schlüssel verwenden, rechnet der jeweilige KI-Anbieter die Anfragen direkt mit Ihnen ab, nicht wir. Admin-Richtlinien, mit denen sich lokale Modelle, eigene Schlüssel, MCP, Cloud-Modelle oder der Lesezugriff von KI auf Firmenordner erlauben oder verbieten lassen, sind geplant und derzeit noch nicht verfügbar.

Einen Business-Tarif einrichten

KolHive Business wird direkt gemeinsam mit unserem Team per E-Mail eingerichtet. Es gibt keinen direkten Online-Abschluss für den Business-Tarif, und der Preis wird individuell pro Unternehmen vereinbart.

Sie können die Tarifoptionen auf der Seite Tarife einsehen und unser Team per E-Mail kontaktieren, um Ihre Organisation einzurichten oder Zugang zu den Funktionen im Testbetrieb anzufragen.