KolHive pour les entreprises

Comment une petite équipe travaille avec KolHive

Prenons le cabinet comptable de cinq personnes dirigé par Camille à Lyon. Camille garde les dossiers fiscaux des clients sur un PC Windows au bureau afin que ses comptables les consultent sur téléphone ou ordinateur portable. Son équipe crée une application dans KolHive pour une tâche précise, comme vérifier les totaux de factures.

Plusieurs fonctions Business sont disponibles dès aujourd'hui, et d'autres sont en test, ouvertes entreprise par entreprise. Vous pouvez déjà attribuer quatre rôles d'organisation, gérer le stockage et créer des liens de partage qui expirent après 30 jours par défaut. Vous pouvez aussi connecter vos propres clés d'IA ou vos modèles locaux. Les espaces et dossiers d'entreprise, la lecture d'anciennes bases de données, le portail d'administration et l'installation multi-postes sont en test.

Rôles et confidentialité

Une organisation comprend quatre rôles qui définissent qui peut consulter les fichiers, les modifier et gérer les paramètres. Les administrateurs gèrent également le stockage de l'organisation.

Les administrateurs voient les espaces d'entreprise mais n'accèdent jamais aux fichiers privés des membres. Si Julien travaille au cabinet de Camille et stocke des documents personnels dans son espace privé, Camille ne peut ni voir ni lister ces fichiers. Lorsque les membres créent des liens de partage pour des clients, ces liens expirent par défaut au bout de 30 jours. Un administrateur peut modifier cette durée d'expiration.

Dossiers d'entreprise et données de logiciels anciens

Les dossiers d'entreprise partagés constituent le cœur de l'espace d'entreprise et sont actuellement en test. Vous choisissez un dossier sur un ordinateur de bureau et le partagez avec l'entreprise pour que l'équipe l'ouvre sur téléphone, tablette ou navigateur web. Par exemple, Camille partage le dossier fiscal des clients depuis son poste à Lyon, et Léa ouvre ces fichiers dans le navigateur de son iPad à Montréal.

Les membres de l'équipe peuvent rechercher un fichier par son nom dans un dossier d'entreprise depuis n'importe quel appareil. Sur ordinateur, vous pouvez aussi activer en option l'indexation du texte des documents et du texte dactylographié sur les images. Ces deux options sont désactivées par défaut, et les désactiver supprime ce qui a été lu.

Pour les entreprises qui utilisent des logiciels plus anciens, les applications de bureau intègrent une passerelle en lecture seule, actuellement en test. Sur ordinateur, vous pouvez lire les fichiers CSV, XLSX, XLS, DBF et SQLite stockés dans les dossiers d'entreprise. Sur les postes Windows équipés du moteur Microsoft Access, KolHive lit également les fichiers Access. Cette passerelle fonctionne uniquement en lecture seule et n'écrit rien dans les fichiers d'origine.

Portail d'administration, gestion des appareils et installation

Le portail d'administration, la gestion de l'espace d'entreprise, les rôles à grande échelle et les outils d'installation multi-postes sont en test, ouverts entreprise par entreprise. Depuis le portail, les administrateurs gèrent les personnes, les services, les espaces, les règles, les appareils et l'installation.

• Actions sur les appareils (en test) : les administrateurs peuvent déconnecter, verrouiller ou effacer à distance l'appareil d'un membre depuis le portail, limiter le nombre d'appareils par membre et exiger le verrouillage de l'application. Toutes ces actions sont inscrites dans le journal d'audit.
• Export du journal d'audit (en test) : les administrateurs peuvent exporter au format CSV ou JSON l'historique sur 12 mois des partages, déplacements, renommages et suppressions de fichiers.
• Accès à l'organisation (en test) : les collaborateurs rejoignent l'organisation sur invitation, avec un lien ou un code d'accès (kolhive://join/<code>), ou automatiquement grâce à un domaine d'adresse e-mail professionnelle vérifié par un enregistrement DNS TXT.
• Installation sur plusieurs postes (en test) : sur Windows, l'installation silencieuse pour tous les utilisateurs s'effectue avec le code d'entreprise. Sur Mac et Linux, ce même code s'utilise via un fichier ou un lien d'accès.

Plusieurs contrôles de sécurité et règles d'administration sont prévus mais ne sont pas encore disponibles. L'authentification unique (SAML et OIDC) n'est pas développée. La connexion en deux étapes avec application d'authentification et codes de secours, l'approbation d'un nouvel appareil depuis un appareil existant et les règles d'administration pour l'IA sont également prévues et indisponibles aujourd'hui. Pour les détails techniques sur le chiffrement et l'architecture, consultez la revue de sécurité pour les équipes IT.

Utiliser vos propres clés d'IA et modèles locaux

Avec l'offre Business, vous pouvez connecter votre propre service d'IA à l'aide de votre clé API, un modèle local exécuté sur votre ordinateur comme un serveur Ollama ou LM Studio, ou un assistant d'IA en ligne de commande. Cette fonction est disponible dès aujourd'hui. Pour voir comment fonctionne chaque connexion, consultez choisir votre modèle d'IA.

Lorsque vous utilisez votre propre clé API, les requêtes sont facturées directement par ce fournisseur d'IA, et non par nous. Les règles d'administration permettant d'autoriser ou d'interdire les modèles locaux, les clés personnelles, MCP, les modèles cloud ou la lecture des dossiers d'entreprise par l'IA sont prévues mais ne sont pas encore disponibles.

Comment mettre en place une offre Business

La mise en place de KolHive Business se fait directement par e-mail avec notre équipe. Il n'y a pas de souscription Business en libre-service, et le tarif est convenu par entreprise.

Vous pouvez consulter les options sur la page Tarifs et contacter notre équipe par e-mail pour configurer votre organisation ou demander l'accès aux fonctions actuellement en test.